Можно ли списывать топливо по показаниям глонасс

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Участие бухгалтерии в сверке показаний одометров с показаниями данных системы мониторинга на основе ГЛОНАСС регламентируется порядком осуществления внутреннего финансового контроля, установленного в учреждении.

Обоснование вывода:
Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 УАТ). Запрещается перевозить пассажиров и грузы без оформления путевого листа на транспортное средство (ч. 2 ст. 6 УАТ). За управление транспортным средством без оформления путевого листа предусмотрена административная ответственность ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ.
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевого листа утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее — Приказ N 152) и должны применяться всеми юрлицами, эксплуатирующими легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи (п.п. 2, 9 Приказа N 152).
Однако, учитывая положения приказа Минфина России от 30.03.2015 N 52н, путевой лист является первичным документом для списания ГСМ в том случае, если это предусмотрено учетной политикой учреждения. Дело в том, что в настоящее время путевой лист исключен из Перечня унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями.
В то же время на основании данных путевого листа определяется объем фактически израсходованных ГСМ в целях отражения факта списания израсходованного ГСМ в бухгалтерском учете. К бухгалтерскому учету принимаются первичные (сводные) учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление (п. 23 СГС Концептуальные основы).
Организации госсектора обязаны организовать внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Порядок организации и обеспечения (осуществления) внутреннего контроля утверждается в рамках учетной политики (пп. «е» п. 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»).
Разграничение полномочий и ответственности органов (лиц), задействованных в функционировании системы внутреннего контроля, определяется внутренними локальными документами, в том числе положениями о соответствующих структурных подразделениях, а также организационно-распорядительными документами учреждения и должностными инструкциями работников.
Внутренний контроль направлен в том числе на обеспечение сохранности имущества учреждения и эффективности его использования. Предметами внутреннего финансового контроля являются в том числе первичные учетные документы, оформляемые в целях подтверждения свершившихся фактов хозяйственной жизни, отраженных в учете учреждения.
В случае если путевой лист является первичным учетным документом, на основании которого в учете отражаются операции по списанию ГСМ, работник бухгалтерской службы в рамках своих обязанностей определяет денежное измерение объектов бухгалтерского учета — стоимость фактически израсходованных ГСМ (смотрите, в частности, п. 3.1.2 Раздела III профессионального стандарта «Бухгалтер»). При этом работник бухгалтерской службы безусловно в рамках своих трудовых функций не обязан подтверждать объем израсходованных ГСМ — такая обязанность может быть возложена на должностных лиц, в непосредственном подчинении которых находятся водители автомобилей. В то же время работник бухгалтерии может осуществлять проверку достоверности определения объема фактически израсходованных ГСМ расчетным путем (например, на предмет соответствия данных о пройденном километраже, полученных из разных источников) в том случае, если такая обязанность возложена на него в целях осуществления процедур «смежного» текущего контроля.
В случае если по результатам такого контроля работником бухгалтерии будут установлены несоответствия требованиям установленного учреждением порядка определения объема фактически израсходованного ГСМ (в частности, превышение допустимых отклонений пробега по данным из различных источников), соответствующая информация должна быть доведена до лиц, ответственных за документальное оформление фактов хозяйственной жизни и (или) руководителя (ч. 8 ст. 7 Закона N 402-ФЗ). При этом порядок определения фактического объема израсходованного ГСМ и предельно допустимые отклонения показаний одометра от данных ГЛОНАСС необходимо урегулировать в локальном акте учреждения.

К сведению:
Действующим законодательством не запрещено списание ГСМ по пробегу, зафиксированному системами мониторинга на основе ГЛОНАСС (письмо от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354). Кроме того, на уровне отдельных публично-правовых образований нормативными актами может быть установлена необходимость приложения к путевому листу отчета данных навигационной системы (смотрите, например, п. 5.2.3.3 Регламента мониторинга транспортных средств, оснащенных бортовым навигационным оборудованием ГЛОНАСС, муниципальными предприятиями и учреждениями Озерского городского округа, утвержденного постановлением администрации Озерского городского округа Челябинской области от 18.03.2015 N 735).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Георгий

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Унифицированная форма путевого листа обязательна к применению исключительно автотранспортными организациями.
Для организации, не являющейся автотранспортной, путевой лист (либо документ, заменяющий его) не является обязательным и единственным документом, подтверждающим расходы на ГСМ.
Но судебная практика диктует требование “документы, представленные организацией в обоснование расходов по приобретению топлива, должны подтверждать фактический расход топлива” (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.04.2012 N Ф07-2241/12 по делу N А42-3168/2011).

В качестве документа подтверждения расхода ГСМ вы можете использовать разработанный в организации первичный документ, либо сам отчет из ГЛОНАСС, если он содержит все необходимые реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). В любом случае вам необходимо сделать выбор – списывать ГСМ по путевым листам, либо по Отчету ГЛОНАСС, либо собственному документу, разработанному в организации. Обязательно нужно оформить выбранный способ и документ в учетной политике с подробным его описанием и сослаться, что писание ГСМ будет производиться согласно него.

Обратите внимание, что путевой лист используется не только как документ, отражающий расход ГСМ, но и для отслеживания времени работы водителя, маршрутов, проставления отметок о медосмотрах и техосмотрах.

В программном продукте “Путевые листы и ГСМ” данные заполняются вручную с любого первичного документа, в том числе можно заводить данные из Отчета, формируемого ГЛОНАСС, либо первичного документа, разработанного в организации. Например, это может быть гибрид Путевого листа и Отчета ГЛОНАСС.
Можно пробег и остатки топлива в баке заносить по данным ГЛОНАСС, а выдачу топлива (покупку по чекам или по топливным картам) – вносить по фин.документам, которые водитель приложит к путевому листу. Можно и остатки топлива тоже вводить по измерениям в баке, если после возвращения проводят уточняющие замеры.
Что касается норм. В программе можно настроить нормы в справочнике ТС так, чтобы они максимально соответствовали нормам, которые выдает система ГЛОНАСС.

Если при помощи устройств, контролирующих расход топлива, и отчета, формируемого системой ГЛОНАСС, можно сделать вывод о характере использования автотранспорта установившей их фирмы, то вправе ли эта фирма, не являясь автотранспортной, применять такой отчет вместо акта на списание ГСМ? Отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Елена Королева и Дарья Брижанева.

Организация, применяющая общую систему налогообложения и не являющаяся автотранспортной, установила на собственные транспортные средства датчики уровня топлива и спутниковую систему слежения ГЛОНАСС. Установленная аппаратура позволяет получить информацию, в том числе сколько литров бензина было в каждом автомобиле в начале и в конце дня, сколько заправлено и израсходовано. Путевые листы оформляются ежедневно. Списание топлива производится один раз в конце месяца. Можно ли в данной ситуации вместо акта на списание ГСМ использовать отчет, формируемый один раз в месяц системой слежения ГЛОНАСС?

В налоговом учете организация может учитывать расходы на ГСМ либо в составе материальных расходов в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, как затраты на содержание служебного транспорта. В данном случае играет роль назначение используемого транспорта (смотрите письма УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.04.2007 N 20-12/035154).

Пункт 1 ст. 252 НК РФ устанавливает, что расходы налогоплательщика, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, должны быть в том числе документально подтвержденными.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные первичными учетными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ, ст. 313 НК РФ).

В силу требований ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) первичным учетным документом оформляется каждый факт хозяйственной жизни.

При этом с 1 января 2013 года все формы первичных учетных документов утверждаются руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

В свою очередь, на основании п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций» формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности должны быть утверждены в учетной политике организации.

Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения форм первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм.

Вместе с тем ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ устанавливает, что первичный учетный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
подписи лиц, предусмотренных п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Как указывается в постановлении ФАС Московского округа от 11.09.2013 N Ф05-10864/13 по делу N А40-150213/2012, система мониторинга на основе автоматизированной навигационно-диспетчерской системы, выполненной на базе технологий ГЛОНАСС/GPS, «включает в себя спутниковую систему передачи сообщений и контроля за подвижными объектами, в том числе, использование методов спутникового слежения, навигации и систем передачи служебных сообщений, поскольку данные от приемников ГЛОНАСС/GPS передаются на сервер базы данных через сеть GSM и сервер обмена. В базе данных хранятся сведения обо всех подвижных объектах системы, которые включают в себя стационарные данные (название объекта, его номер, и пр.) и непрерывно поступающие и накапливающиеся данные о координатах объекта. Сервер приложений обрабатывает информацию базы данных и передает по запросу АРМ диспетчеров сведения о местоположении объектов, а также формирует по запросу различного рода отчеты о пробеге объектов в разные периоды времени, о скорости движения и др.»

Ранее в письме от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354 специалисты Минфина России отмечали, что организации, не являющиеся автотранспортными, вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации. Причем при составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь.

На основании изложенного, с учетом положений ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и п. 4 ПБУ 1/2008, полагаем, что Ваша организация может либо разработать собственную форму первичного документа, содержащую сведения из отчета, сформированного спутниковой системой ГЛОНАСС, либо использовать в качестве одного из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ, сам отчет.

Главными условиями при этом являются наличие в таком документе обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, и утверждение формы документа в учетной политике для целей бухгалтерского учета организации (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008).

Обращаем внимание, что, по мнению контролирующих органов, основным документом, подтверждающим использование автотранспорта в производственных целях и обоснованность понесенных затрат на ГСМ, является путевой лист (смотрите, например, письма Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51, от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, ФНС России от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@, УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@).

Однако арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна.

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 12.04.2012 N Ф07-2241/12 по делу N А42-3168/2011 судьи указали, что путевые листы не являются единственным документом, подтверждающим обоснованность расходов на приобретение горюче-смазочных материалов. Поэтому составленные с нарушениями указаний по применению и заполнению формы N 3 (утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78) путевые листы не являются основанием для признания неправомерным включение в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, затрат на ГСМ.

В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 09.06.2012 N 09АП-12355/12 суд правомерно отметил, что действующим законодательством не установлено для организаций, не являющихся автотранспортными, как обязанности применения формы путевого листа унифицированной формы, так и обязанности применения самостоятельно разработанной формы путевого листа, либо документа его заменяющего.

Таким образом, унифицированная форма путевого листа обязательна к применению исключительно автотранспортными организациями.

Для организации, не являющейся автотранспортной, путевой лист (либо документ, заменяющий его) не является обязательным и единственным документом, подтверждающим расходы на ГСМ в силу отсутствия установления данного обязательства законодательством.

В то же время в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 17.05.2011 N Ф04-2219/11 по делу N А27-10300/2010 суд, руководствуясь все тем же постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78, разъяснениями Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, пришел к выводу о том, что документы, представленные организацией в обоснование расходов по приобретению топлива, не подтверждают фактический расход топлива.

При этом судьями было указано, что для признания расходов на ГСМ в целях налогообложения доходов необходимо наличие не только кассовых чеков, но и правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход бензина, отметки о прохождении водителем медосмотра перед рейсом, отметок механика о техническом состоянии автомобиля, подписи лиц, пользовавшихся автотранспортом и т.д., свидетельствующих о фактической работе автомобиля на цели производственной деятельности.

Таким образом, принимая во внимание сложившуюся судебную практику, во избежание спора с налоговыми органами по вопросу учета затрат на ГСМ в составе расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль, рекомендуем наряду с использованием отчета навигационной системы ГЛОНАСС продолжать оформлять путевые листы.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.