Что такое обзор задач инструменты обзора задач

Вопросы темы:

1. Основные понятия и определения.

2. Инструменты создания обзора задач: особенности и преимущества каждой группы инструментов.

3. Контрольные списки.

4. Двумерные графики.

5. Технология майнд-менеджмента с использованием интеллект-карт для создания эффективного обзора задач.

Успешно изучив тему, вы будете:

знать:

· особенности инструментов обзора и области их применения;

· суть и значение обзора в организации собственного времени;

· правила создания различных инструментов обзора;

уметь:

· применять на практике инструменты обзора (контрольные списки, двухмерные графики, древовидные карты) для решения типовых и нестандартных ситуаций;

· создавать разные инструменты обзора для решения разных задач и ситуаций.

Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

· график регулярных дел;

Полученные знания будут вам полезны:

· для планирования и выполнения задач различного уровня сложности;

· при работе со сложными задачами, требующими соблюдения сроков;

· для развития собственного творческого подхода к решению нестандартных задач и проблем.

Вопрос 1. Основные понятия и определения.

Чтобы принимать верные решения, иметь возможность сделать выбор и начинать что-то предпринимать, необходимо иметь достаточно полное представление о ситуации, проблеме. Любая ситуация выбора и принятия решения связана с неопределенностью. Мы не знаем, что нас ждет впереди, поэтому боимся ошибиться и сделать неверный шаг. Страх порождает состояние напряжения, и риск совершить неверный шаг, допустить ошибку возрастает в разы.

Чем более полной информацией мы обладаем, тем легче действоват, тем ниже страх перед неизвестностью, тем меньше состояние напряжения и тем лучше видны открывающиеся возможности, следственно, возрастает способность принимать верные решения в ситуациях изменений. Снизить неопределенность и обозначить верные ориентиры мы можем с помощью создания эффективного обзора.

! Обзор – наглядное представление информации (задач, сроков, справочных данных и т.д.), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дающее возможность эффективно принимать решения.

!Суть обзора состоит в создании своеобразной карты, в которой отражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие детали.

Основное отличие обзора от плана: обзор не привязан ко времени, он дает более наглядную картину ситуации и позволяет увидеть все возможности для решения тех или иных задач. Поэтому крайне важно организовать систему обзора таким образом, чтобы все внимание было направлено на решение наиболее важной на данный момент задачи, не упуская из виду все остальные дела, задачи, возможности.

Для того чтобы обзор стал эффективным средством принятия решений и достижения результата, необходимо соблюдать основной принцип, присущий сем технологиям тайм-менеджмента:

! Вся информация обязательно должна быть материализована. Материализация крайне важна при создании обзора, так как внимание человека ограничено, и часть информации может быть не замечена, а ведь именно она имеет шанс оказаться решающей при принятии решения, повлиять на исход дела. Все, что хранится в голове – ненадежно (есть возможность забыть) и не дает полного представления о ситуации (нет наглядности). Если учесть, что около 70 % информации человек получает через визуальный канал восприятия, принцип наглядности становится ведущим при создании обзора.

Вопрос 2. Инструменты создания обзора задач: особенности и преимущества каждой группы инструментов.

С целью создания обзора задач можно использовать совершенно различные инструменты: от простых записей на стикерах или схем на листе бумаги до двухмерных графиков MS Project и креативных интеллект-карт.

В тайм-менеджменте чаще всего используются три группы инструментов, позволяющих легко и просто создать эффективный обзор.

Рассмотрим подробнее каждую из групп инструментов создания обзора, особенности их составления и использования.

Успешно изучив тему, вы будете:

особенности инструментов обзора и области их применения.

Суть и значение обзора в организации собственного времени.

Правила создания различных инструментов обзора

применять на практике инструменты обзора (контрольные списки, двухмерные графики, древовидные карты) для решения типовых и нестандартных ситуаций.

Создавать разные инструменты обзора для решения разных задач и ситуаций.

Изучая занятие, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

График регулярных дел

Полученные сегодня знания вам будут полезны:

Для планирования и выполнения задач различного уровня сложности

При работе со сложными задачами, требующими соблюдения сроков

Для развития собственного творческого подхода к решению нестандартных задач и проблем.

Суть обзора задач в тайм-менеджменте. Основные понятия и определения.

Любая ситуация выбора и принятия решения связана с неопределенностью. Для того чтобы действовать эффективно в ситуациях постоянных изменений, необходимо иметь представление о ситуации, в которой предстоит принимать решения и действовать. Это позволяет снизить неопределенность будущего, наметить некие ориентиры и направления движения. Только тогда появляется вероятность принятия того или иного решения, становиться возможным сделать выбор и начать предпринимать действия. Снизить неопределенность и определить верные ориентиры мы можем с помощью обзора – важной составляющей тайм-менеджмента.

Суть обзора состоит в создании своеобразной карты, на которой отражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие детали.

Инструменты создания обзора.

Для создания хорошего обзора можно использовать различные инструменты, но какой бы способ не применялся, есть одно главное условие, делающее обзор эффективным средством принятия решений и достижения результата: вся информация обязательно должна быть материализована. ! Внимание человека ограничено (вспомните структуру внимания человека, см. Учебное пособие, стр.104 — 105) , и часть информации может быть потеряна, если стараться все удержать только в памяти. Забытые мелкие детали, факты, явления, кажущиеся не важными сегодня, завтра могут оказаться решающим и непосредственным образом повлиять на результат. Поэтому крайне важно организовать систему обзора таким образом, чтобы весь объем внимания использовался для решения задачи.

Инструменты, с помощью которых можно материализовать имеющуюся информацию можно разделить на 3 группы:

Древовидные карты (Mind Maps).

Один из самых простых инструментов обзора. Позволяет быстро собрать необходимую информацию, является прекрасным инструментом самоконтроля.

Примеры контрольных списков:

Список вопросов к телефонному разговору;

Список тем и вопросов к совещанию;

список задач на день – один из самых важных контрольных списков

Мы собрали пять удобных и популярных в IT-сфере сервисов и приложений планирования задач. Выбрали те, которые используем в работе и в жизни. И точно знаем, что они сэкономят время и сделают работу еще эффективнее.

Хорошо подходит для управления небольшими проектами. Нам в сервисе нравится возможность добавлять абсолютно любые документы и синхронизация с сервисами Google.

Еще плюсы, которые отметила наша команда:

нельзя засекать прямо в программе время, затраченное на задачу;
нет возможности выводить отчеты по задачам.

Доступен на платформах:

Облачный сервис для командной работы, включающий систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), интранет-портал, чат и менеджер задач; возможно подключение внешних провайдеров телефонии, почтового клиента, системы распознавания лиц и визиток. Разработчик и провайдер – российская компания 1С-Битрикс.

Мы любим Битрикс24 за полноценный набор функций для каждой отдельной задачи, за работу над задачами командой с разными уровнями доступа и за работу по проектам. Сила инструмента как раз в том, как складно эти три компонента работают вместе.

Еще плюсы, которые выделили наши сотрудники:

интерфейс на 9 баллов из 10. Чтобы было, к чему стремиться 🙂

Доступен на платформах:

iOS и macOS
десктоп-приложение
веб-версия

Веб-сервис и набор программного обеспечения для управления задачами. Задачи могут также содержать заметки с файлами любого типа. Задачи можно помещать в проекты, сортировать по фильтрам, присваивать им метки, редактировать и экспортировать.

Приложение нравится синхронизацией и удобным лаконичным интерфейсом.

задачи можно сортировать по категориям и приоритетности;
можно открывать задачи и списки другим пользователям и вести их совместно;
можно выводить отчеты по задачам.
есть голосовые напоминания;
можно отслеживать свою производительность и анализировать ее показатели.

Доступен на платформах:

Microsoft Windows
Apple Mac OS X
iOS
Android

Менеджер задач или органайзер, который использует концепцию Getting Things Done.

Идеальный инструмент для личного планирования. Пожалуй, самое крутое в нем – это полноценно реализованный подход GTD – Getting Things Done. Можно просто вносить свои задачи в список и думать не о том, что нужно сделать сегодня, а от том, как это нужно сделать.

Доступен на платформах:

Есть моменты, когда проще записать все по старинке – на бумажный стикер и наклеить на монитор. Так нужные моменты будут всегда перед глазами. Иногда мы используем и этот способ – если, к примеру, нужно зафиксировать порядок действий для постоянных задач или нужно что-нибудь быстро сделать, а создавать задачу под это в планнере займет больше времени, чем ее выполнить.