Обзор задач, его роль в принятии решений
Источник: Архангельский Г.А., Бехтерев С.В., Лукашенко М.А., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие. – М.: Маркет ДС, 2008. – 288 с.
Любая ситуация выбора и принятия решения связана с неопределенностью. Мы не знаем, что нас ждет впереди, боимся ошибиться, сделать неверный шаг. Этот страх возникает прежде всего потому, что мы не видим всех возможных вариантов развития событий. Для того чтобы действовать эффективно в ситуациях постоянных изменений, необходимо снизить неопределенность будущего, и чтобы принять решение, сделать выбор и начать действовать, необходимо иметь достаточно полное представление о ситуации, проблеме. Снизить неопределенность и обозначить верные ориентиры мы можем с помощью обзора – важного элемента структуры тайм-менеджмента.
Обзор — представление информации (задач, сроков, справочных данных и проч.), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дающее возможность эффективно принимать решения.
Инструменты создания обзора
Хороший обзор мы можем получить, используя совершенно различные инструменты: от простых записей на стакерах до двухмерных графиков MS Project и креативных древовидных карт. Каким бы способом мы не пользовались, важно выполнять главное условие, делающее обзор эффективным средством принятия решений и достижения результата: вся информация обязательно должна быть материализована. Все, что хранится в голове – ненадежно (можем забыть) и не дает полного представления о ситуации (нет наглядности). Внимание человека ограничено, и часть информации мы можем просто не заметить, а именно эта часть может оказаться решающей, повлиять на исход дела.
С этим инструментом обзора приходилось иметь дело каждому из нас. Список продуктов, которые необходимо купить, вещей, которые необходимо взять в отпуск, книг, которые хотелось бы прочитать, – все это контрольные списки. Это один из самых простых и эффективных инструментов обзора. Контрольный список позволяет быстро собрать необходимую информацию, является прекрасным инструментом самоконтроля.
Примеры наиболее часто используемых контрольных списков:
список вопросов к телефонному разговору;
вопросы к новым клиентам;
список тем и вопросов к совещанию;
анкеты сбора информации (например, анкета вопросов к посетителям выставки);
перечень необходимых мероприятий, действий
список задач на день – один из самых важных контрольных списков.
Правила составления контрольного списка:
все формулировки пунктов контрольного списка должны иметь результато-ориентированный вид;
список составляется в свободном порядке, что позволяет не забыть ни одной детали, вопроса, пункта;
количество пунктов в списке не должно быть большим. В соответствии со структурой внимания человека – не более 10 основных пунктов.
Двухмерные графики как инструмент планирования и контроля в тайм-менеджменте
При создании этого инструмента обзора используется принцип двухмерного представления информации. Двухмерный график в тайм-менеджменте представляет собой упрощенный вариант графика Гантта.
Генри Гантт, начиная с 1901 г., работал консультантом по управлению и развивал научную теорию управления. На его счету около 150 публикаций, включая три книги, им было запатентовано больше десятка изобретений. При этом Гантт читал лекции в университетах, оставаясь одним из наиболее успешных консультантов по управлению. Как преподавателю, Гантту была близка система передачи знаний, ориентированная на представление данных посредством графических средств.
В управленческой мысли того периода графические пособия Гантта были революционными для планирования управления и самого управления. В графической форме управление могло увидеть, как выполнялись планы, и предпринять необходимые действия, чтобы контролировать их выполнение вовремя, и рассчитать их бюджет. Все последующие доски и диаграммы контроля по производству были заимствованы у Гантта 1 .
Использование двухмерного обзорного графика выполняет две основные функции в тайм-менеджменте:
помогает осуществлять контроль за исполнением задач;
помогает осуществлять гибкое планирование задач со сложной структурой, имеющих вполне определенные сроки исполнения.
Двухмерный график долгосрочных дел, задач, проектов
Правила и шаги создания двухмерного обзорного графика:
Крупную задачу или проект разбиваем на подзадачи, которые записываем в левой колонке (рис. 4.1а) в произвольном порядке, как и для составления контрольного списка.
Вводим второе измерение — время (календарные даты, дни, недели и т. д.). Рассматриваемый нами проект рассчитан на год следовательно, в качестве временного измерителя мы будем использовать месяцы (рис. 4.16).
Если нам необходимо построить двухмерный график для краткосрочного проекта, рассчитанного, например, на две недели, то в качестве временных измерителей будут использоваться дни или недели.
С помощью горизонтальных полосок или штрихования ячеек вдоль оси времени осуществляем привязку подзадач к периодам и срокам исполнения (рис. 4.1в). Наибольшей наглядности можно достичь, используя различные цвета для разных задач.
Планировать нужно достижение обозримых целей, не исключая промежуточных результатов.
4.1. Суть обзора задач в тайм‑менеджменте. Основные понятия и определения
Любая ситуация выбора и принятия решения связана с неопределенностью. Мы не знаем, что нас ждет впереди, поэтому боимся ошибиться и сделать неверный шаг. Этот страх возникает прежде всего из‑за того, что мы не видим всех возможных вариантов развития событий. Для того чтобы действовать эффективно в ситуациях постоянных изменений, необходимо снизить неопределенность будущего. Однако чтобы принять решение, сделать выбор и начать что‑то предпринимать, необходимо иметь достаточно полное представление о ситуации, проблеме. Снизить неопределенность и обозначить верные ориентиры мы можем с помощью обзора – важного элемента структуры тайм‑менеджмента.
Обзор – наглядное представление информации (задач, сроков, справочных данных и т. д.), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дающее возможность эффективно принимать решения.
Суть обзора состоит в создании своеобразной карты, на которой отражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие детали.
Инструменты создания обзора
Хороший обзор мы можем получить, используя совершенно различные инструменты: от простых записей на стикерах до двухмерных графиков MS Project и креативных интеллект‑карт. Каким бы способом мы ни пользовались, важно выполнять главное условие, делающее обзор эффективным средством принятия решений и достижения результата: вся информация обязательно должна быть материализована. Все, что хранится в голове, – ненадежно (можем забыть) и не дает полного представления о ситуации (нет наглядности). Внимание человека ограничено, и часть информации мы просто не замечаем, а именно она может оказаться решающей и повлиять на исход дела.
Все инструменты, позволяющие легко и просто создать эффективный обзор, можно разделить на три большие группы:
• майнд‑менеджмент, или представление информации в форме интеллект‑карт (mind maps).
Контрольные списки
С этим инструментом обзора приходилось иметь дело каждому из нас. Перечни продуктов, которые необходимо купить, вещей, которые необходимо взять в отпуск, книг, которые хотелось бы прочитать, – все это контрольные списки, представляющие собой один из самых простых и эффективных инструментов обзора. Контрольный список позволяет быстро собрать необходимую информацию и служит прекрасным инструментом самоконтроля.
Примеры наиболее часто используемых контрольных списков:
• список вопросов к телефонному разговору;
• вопросы к новым клиентам;
• список тем и вопросов к совещанию;
• анкеты сбора информации (например, анкета вопросов к посетителям выставки);
• перечень необходимых мероприятий, действий;
• список задач на день – один из самых важных контрольных списков.
Правила составления контрольного списка:
• все формулировки его пунктов должны иметь результато‑ориентированный вид;
• список составляется в свободном порядке, что позволяет не забыть ни одной детали, ни одного вопроса или пункта;
• в соответствии со структурой внимания человека в списке должно быть не более 10 основных пунктов.
• перемещений и других физических действий.
Шаг 2. Составьте дополнительно короткий список людей, с которыми вы чаще всего общаетесь. Их может быть не более 10, чаще – от четырех до шести человек. Присвойте каждому из этих людей свой цвет.
Шаг 4. Таким образом, заглянув в список, вы не упустите при разговоре и те вопросы, которые не были целевыми при совершении звонка, даже если его инициатором были не вы. Теперь у вас будет возможность связываться с нужными людьми не пять‑шесть, а только один‑два раза в день.
4.4. Двухмерные графики как инструмент планирования и контроля в тайм‑менеджменте
При создании этого инструмента обзора используется принцип двухмерного представления информации. Двухмерный график в тайм‑менеджменте представляет собой упрощенный вариант графика Ганта.
Генри Гант начиная с 1901 г. работал консультантом и развивал научную теорию управления. На его счету около 150 публикаций, включая три книги. Им было запатентовано больше десятка изобретений. При этом Гант читал лекции в университетах, оставаясь одним из наиболее успешных консультантов по управлению. Как преподавателю Ганту была близка система передачи знаний, ориентированная на представление данных графическими средствами.
Один из его ранних примеров визуализации информации – графическое отображение с помощью горизонтальных полосок, отражающих прогресс рабочих в достижении нормы выработки. График контролировал как управляющих, так и рабочих. Улучшение работы цеха или отдела выражалось в увеличении количества черных линий в диаграмме. Поскольку этот метод диаграммирования помог в повышении производительности, Гант распространил свои графические пособия на ежедневный баланс производства, контроль над уровнем издержек, количество работы за каждой машиной, количество работы на человека по сравнению с первоначальными оценками и т. п.
Однако главное достижение в создании графиков относится к тому периоду, когда во время Первой мировой войны Гант служил консультантом в Военно‑морской корпорации и Департаменте флота. Первая созданная им диаграмма изображала пять изделий военного назначения, планирование требуемых заказов, их выполнение, а также наличие остатков на складе.
В управленческой мысли того периода графические пособия Ганта были революционными для планирования управления и самого управления. Руководство могло увидеть в графической форме, как выполнялись планы, и предпринять необходимые действия, чтобы вовремя контролировать сроки их реализации и рассчитать необходимый бюджет. Все последующие доски и диаграммы контроля, касающиеся производства, были заимствованы у Ганта[37].
Использование двухмерного обзорного графика выполняет в тайм‑менеджменте две основные функции и помогает осуществлять:
• контроль за исполнением задач;
• гибкое планирование задач со сложной структурой, имеющих вполне определенные сроки выполнения.
Виды двухмерных графиков:
• для планирования долгосрочных задач, целей и проектов;
• для планирования среднесрочных и краткосрочных задач;
• для планирования делегированных задач и контроля за их исполнением;
• для контроля за выполнением регулярных задач.
Дата добавления: 2018-09-23 ; просмотров: 296 ; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ
В этой статье я опишу первый, самый простой шаг управления личным временем на базе MS Outlook: налаживание удобного и гибкого обзора задач.
Нет ощущения подконтрольности ситуации…
Когда говорят об организации времени, обычно подразумевают в первую очередь планирование. Но до того как пытаться что-то планировать, нужно суметь не потеряться в большом объеме информации. Для этого необходимо создать обзор – полную картину всех целей, задач, сроков, важных обстоятельств, и т.п.
Часто люди испытывают стресс и ощущение неуправляемости времени только из-за того, что не имеют ясного обзора всего, что предстоит сделать. Причем иногда в этом бывают виноваты слишком сложные системы планирования, затрудняющие обзор. Например, управляющий директор группы производственных компаний в ходе консультаций пожаловался на неудобство работы с задачами в Outlook:
Было найдено достаточно простое решение. Полный список задач был скопирован в Excel, и составлена табличка следующего вида:
Рисунок 2. Доступ к настройке представлений из меню
Большинство стандартных представлений неявно предполагают, что у каждой задачи есть точный срок выполнения – Outlook в основном ориентируется на жесткое планирование. В реальности пытаться придать каждой задаче точный срок исполнения – лишняя работа. Поэтому мы будем говорить только о представлениях, настраиваемых самим пользователем, позволяющих реализовать более гибкую идеологию планирования.
Рисунок 5: Главное рабочее пространство Outlook
Внутри каждой задачи, в верхней части поля заметок, находятся координаты контактного лица. Там же в ходе телефонного разговора делаются пометки. Таким образом, вся история взаимоотношений фиксируется в задаче и видна во время любого общения с клиентом. Также к задаче можно прикреплять файлы или ссылки на них. И, например, при обсуждении полученного клиентом коммерческого предложения иметь возможность легко открыть его, не выискивая в глубинах файловой системы.
Если процесс продаж или любого другого внешнего взаимодействия разбивается на стандартные этапы, это можно отразить в настройках представления. Например, в отделе продаж одной IT-компании было настроено примерно следующее представление:
Двухмерные формы обзора
Рисунок 8. Пример графика регулярных задач
В статье описан первый шаг к налаживанию эффективного управления временем на Outlook – создание обзора задач. Автор с удовольствием ответит на вопросы и получит обратную связь на форуме статьи. Если тема вызовет интерес участников Сообщества, в следующей статье можно рассмотреть вопрос организации гибкого планирования на Outlook.
Загрузка...